Bürgerbüro bietet jetzt Online-Terminvergabe an

Im Bürgerbüro der Gemeinde Wickede (Ruhr) gibt es seit kurzem ein neues Terminvergabesystem.

„Nachdem die Bürgerdienste über einen langen Zeitraum der Corona-Pandemie nur mit vorheriger telefonischer Terminabsprache aufgesucht werden konnten, können die Bürger ihre Termine nun selbst online reservieren“, erläutert Pressesprecher David Adrian.

So funktioniert die Online-Terminvergabe

Auf der Internetseite der Gemeinde klicken Internetnutzer auf der Startseite dazu auf den Button Online-Termin-Vereinbarung. Dieser leitet direkt auf das Terminvergabesystem weiter. Hier können Termine bis zu vier Wochen im Voraus vereinbart werden. „Dabei besteht die Möglichkeit, bis zu sechs Anliegen anzugeben“, so Adrian. Im Anschluss an die Datenerfassung erhält der Bürger eine E-Mail, über die der Termin bestätigt werden muss. „Mit der Bestätigung wird erneut eine E-Mail generiert, in der alle für den Termin notwendigen Informationen übermittelt werden.“

Über Bürgerterminal zum Termin einchecken

Mit der Bestätigungs-E-Mail für den Termin erhält der Bürger zudem eine Ticketnummer sowie einen QR-Code übersandt. „Hiermit kann sich der Bürger vor seinem Termin selbst – wahlweise mit der Nummer oder dem QR-Code – im Eingangsbereich des Rathauses einchecken.“ Der Aufruf des Termins erfolgt dann über einen Bürgermonitor im Wartebereich.

Anliegen können auch ohne Termin bearbeitet werden

„Parallel zur Online-Terminvereinbarung bieten wir dem Bürger nun auch wieder die Möglichkeit, ohne Anmeldung ins Bürgerbüro zu kommen“, erklärt Adrian. „Für den ‚spontanen Besuch‘ steht täglich ein bestimmtes Kontingent an Wartemarken zur Verfügung“, so Adrian weiter. Die Wartemarke kann im Eingangsbereich über das Bürgerterminal gezogen werden. Der Aufruf erfolgt auch hier über den Bürgermonitor. „Bürger, die zuvor online einen Termin vereinbart haben, werden allerdings mit Priorität bearbeitet“, macht Adrian deutlich: „Ohne vorherige Anmeldung muss also möglicherweise eine gewisse Wartezeit in Kauf genommen werden.“ Daher empfiehlt die Gemeindeverwaltung, die Online-Terminvereinbarung zu nutzen.

Termine bitte rechtzeitig absagen

Die Verwaltung bittet darum, Termine, die nicht wahrgenommen werden können, rechtzeitig abzusagen. „Dadurch werden Terminkapazitäten frei, die von anderen Bürgern gebucht werden können“, beleuchtet Adrian den Hintergrund hierzu. Termine können über einen Link in der Bestätigungs-E-Mail einfach wieder abgesagt werden.

Über das Anmeldeterminal im Rathaus-Eingang können Bürger sich direkt für ihren Termin anmelden oder alternativ eine Wartemarke ziehen.